BUDAYA ORGANISASI

BUDAYA ORGANISASI

Budaya organisasi yang kuat memberikan para karyawan pemahaman yang jelas tentang “cara penyelesaian urusan di sekitar sini”. Budaya memberikan stabilitas pada organisasi.

·                     APAKAH BUDAYA ORGANISASI ITU ?

Definisi : Budaya Organisasi mengacu ke sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi itu dari organisasi-organisasi lain.

7  karakteristik primer dari budaya organisasi:

1.      Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana para karyawan didorong agar inovatif dan

      mengambil resiko.

2.      Perhatian terhadap detail. Sejauh mana para karyawan diharapkan memperlihatkan presisi ( kecermatan),analisis, dan perhatian terhadap detail.

3.      Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memusatkan perhatian pada hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil itu.

4.      Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan dampak hail-hasil pada orang-orang di dalam organisasi itu.

5.      Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan berdasarkan tim, bukannya berdasarkan indicidu.

6.      Keagresifan. Sejauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif dan bukannya santai-santai.

7.      Kemantapan. Sejauh mana kegiatan organisasi menekankan dipertahankannya status quo bukannya pertumbuhan.

Budaya merupakan istilah deskriptif.

Budaya organisasi itu berkaitan dengan  cara karyawan mempersepsikan karakteristik budaya organisasi, bukannya dengan apakah mereka menyukai budaya itu atau tidak. Artinya, budaya itu merupakan istilah deskriptif. Pemahaman ini penting karena membedakan konsep budaya dari konsep kepuasan kerja. Budaya organisasi adalah deskriptif sedangkan kepuasan kerja adalah evaluatif.

APAKAH ORGANISASI MEMPUNYAI BUDAYA YANG SERAGAM ?

Budaya organisasi menunjukkan persepsi bersama yang di anggap oleh anggota-anggota organisasi itu. Organisasi akan mengharapkan bahwa individu-individu dengan latar belakang yang berbeda dalam organisasi itu akan cenderung mendeskripsikan budaya organisasi dalam istilah-istilah yang serupa. Organisasi mempunyai sifat umum bukan berarti tidak ada sub-sub budaya. Kebanyakan organisasi besar mempunyai budaya yang dominan dan sejumlah sub budaya.

·      Budaya dominan : nilai-nilai inti yang di anut bersama oleh mayoritas anggota dalam organisasi. Pandangan makro mengenai budaya itu memberi organisasi kepribadian yang jelas terbedakan.

·      Sub-budaya cenderung berkembang dalam organisasi besar untuk mencerminkan masalah, situasi atau pengalaman bersama yang di hadapi para anggotanya. Budaya kecil di dalam organisasi di definisikan menurut perancangan department dan pemisahan geografis. Contohnya budaya di dalam departmen pembelian yang mempunyai sub budaya unik yang di anut oleh anggotanya. Beda halnya dengan sub budaya yang ada di department penjualan.

·      Nilai inti : nilai pokok atau dominan yang di terima oleh seluruh orang dalam organisasi. Nilai inti pada hakekatnya di pertahankan tetapi di modifikasi agar mampu mencerminkan situasi unit terpisah yang jelas terbedakan tersebut.

Budaya kuat lawan budaya lemah

Budaya kuat merupakan budaya dimana inti organisasi itu di pegang secara mendalam dan di anut secara meluas. Makin banyak anggota yang menerima nilai-nilai inti dan makin besar komitmen mereka pada nilai-nilai itu maka makin kuat budaya tersebut, satu hal spesifik dari budaya yang kuat seharusnya adalah menurunnya tingkat keluarnya karyawan.

Budaya vs formalisasi

Budaya organisasi yang kuat meningkatkan konsistensi perilaku. Dalam pengertian ini hendaknya kita menyadari bahwa budaya yang kuat dapat bertindak sebagai pengganti atas formalisasi. Formalisasi dan budaya sebagai dua jalan yang berlainan ke tujuan yang sama. Makin kuat budaya organisasi, makin kurang perlu manajemen memperhatikan penyusunan aturan dan pengaturan formal untuk memandu prilaku karyawan.

Budaya organisasi vs budaya nasional

Apakah budaya nasional menolak atau mengesampingkan budaya organisasi?

Reset menunjukkan bahwa budaya nasional memiliki dampak yang lebih besar pada para karyawan dari pada budaya organisasi. Jadi budaya organisasi yang di terapkan oleh perusahaan akan di kesampingkan jika di posisikan dengan budaya nasional yang ada (budaya indonesia).

¨    APA YANG DILAKUKAN BUDAYA ?

Fungsi budaya:

1.      Budaya memiliki peran menetapkan tapal batas : Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain

2.      Budaya memberikan rasa identitas ke anggota –anggota organisasi

3.      Budaya meningkatkan kemantapan sistem sosial : Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar standar yang tepat mengenai apa yang harus dikatakan dan dilakukan oleh para karyawan

4.      Budaya berfungsi sebagai mekanisme pembuat makna dan mekanisme pengendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku para karyawan

Budaya Sebagai Beban

Ada aspek budaya yang berfungsi disfunsional terutama budaya yang kuat, justru dapat mengganggu/menghambat fungsi keefektifan organisasi yang berupa:

1.                  Hambatan terhadap perubahan

Budaya akan menjadi beban pada saat nilai nilai bersama tidak cocok dengan nilai yang akan meningkatkan keefektifan organisasi tersebut. Hal ini mungkin terjadi, apabila lingkungan organisasi itu dinamis. Konsistensi perilaku merupakan aset bagi organisasi, apabila menghadapi lingkungan yang stabil. Namun konsistensi perilaku juga dapat menjadi beban karena membuatnya kesulitan dalam menanggapi perubahan perubahan lingkungannya.

2.                  Hambatan Terhadap Keanekaragaman

Manajemen menginginkan karyawan baru menerima nilai budaya inti organisasinya, namun di sisi lain manajemen juga ingin mengumukan secara terbuka dan menunjukan dukungan terhadap perbedaan yang dibawa karyawan ke tempat kerja. Adanya budaya yang kuat dapat menjadi beban bila budaya itu secara efektif menyingkirkan kekuatan unik yang dibawa oleh orang orang yang berlatar belakang berbeda beda itu.

3.                  Hambatan terhadap merger dan akuisisi

Faktor utama yang diperhatikan manajemen dalam mengambil keputusan merger atau akuisisi akan terkait dengan keuntungan financial atau sinergi produk. Namun dalam tahun tahun terakhir yang menjadi perhatian utama adalah kecocokan budaya (kesesuaian budaya antara kedua organisasi tersebut).

¨    MENCIPTAKAN DAN MEMPERTAHANKAN BUDAYA

Asal Mula Budaya

Kebiasaan, tradisi, dan cara umum organisasi melakukan segala sesuatu pada saat ini sebagian besar dipengaruhi oleh apa yang telah dilakukan sebelumnya dan tingkat keberhasilan yang telah diperoleh melalui usaha keras tersebut.

Proses penciptaan budaya terjadi dalam 3 cara, yaitu :

1.      Para pendiri hanya memperkerjakan dan mempertahankan karyawan yang berpikir dan merasakan cara yang mereka tempuh.

2.      Mereka mengindoktrinasikan dan mensosialisasikan para karyawan ini dengan cara berpikir dan cara berperasaan mereka.

3.      Perilaku pendiri itu sendiri bertindak sebagai model peran yang mendorong karyawan mengidentifikasi diri dengan mereka dan oleh karenanya menginternailisasikan keyakinan, nilai, dan asumsi-asumsi mereka.

Menjaga Budaya agar Tetap Hidup

Setelah suatu budaya terbentuk praktik-praktik di dalam organisasi bertindak mempertahankannya dengan memberikan kepada para karyawannya seperangkat pengalaman yang serupa. Proses seleksi, kriteria evaluasi kinerja, praktik pemberian imbalan, kegiatan pelatihan dan pengembangan karir, dan prosedur promosi memastikan bahwa mereka yang dipekerjakan cocok dengan budaya itu menghargai mereka yang mendukungnya, dan menghukum (bahkan memecat) yang menentangnya.

·         Kekuatan memainkan bagian sangat penting dalam mempertahankan budaya :

1.      Seleksi

2.      Manajemen Puncak

3.      Sosialisasi

·         Sosialiasasi dapat dikonsepkan sebagai proses yang terdiri atas tiga tahap, yaitu :

1.      Tahap Pra kedatangan : periode pembelajaran pada proses sosialisasi yang dilakukan sebelum karyawan baru bergabung kedalam organisasi. Secara terbuka mengakui bahwa setiap individu datang dengan sekumpulan nilai, sikap dan harapan tertentu. Contoh banyak jenis pekerjaan terutama pekerjaan yang professional, anggota-anggota baru harus menjalani sosialisasi terlebih dahulu dalam pelatihan maupun di lembaga pendidikan.

2.      Tahap keterlibatan (encounter) : tahap dalam proses sosialisasi dimana karyawan baru melihat seperti apa yang sesungguhnya organisasi, dan menghadapi kemungkinan bahwa harapan dan kenyataan itu berbeda.

3.      Tahap metamorfosis : tahap dalam proses sosialisasi dimana karyawan baru harus berubah dan menyesuaikan diri dengan pekerjaan, kelompok kerja, dan organisasi. Misalnya, perhatian bahwa manajemen mengandalkan program sosialisasi yang formal, kolektif, tetap, berurutan, dan menekankan keterbukaan, makin besar kemungkinan bahwa perbedaan dan perspektif pendatang baru itu akan ditanggalkan dan digantikan oleh perilaku yang terbakukan dan dapat diramalkan.

Proses tiga tahap ini berdampak pada produktivitas kerja, komitmen pada tujuan organisasi dan keputusan akhir untuk tetap bersama organisasi itu.

¨  BAGAIMANA KARYAWAN MEMPELAJARI BUDAYA

 Cara Anggota Mempelajari Budaya Organisasi. Seperti yang telah di jelaskan bahwa budaya organisasi harus dipelajari, dan tidak tidak terjadi dengan sendirinya. Karenanya, harus ada usaha khusus untuk itu agar para anggota organisasi mentrasformasikan elemen elemen budaya organisasi itu kepada anggota. Adapun proses transformasi ini dapat di lakukan melalui beberapa cara, yaitu:

1.      Cerita-cerita.

Cerita-cerita mengenai bagaimana kerasnya perjuangan pendiri organisasi di dalam memulai usaha sehingga menjadi maju seperti sekarang ini, merupkan hal yang baik untuk di sebarluaskan. Bagaimana sejarah pasang surutnya organisasi, dan bagai mana mebgatasi kemelut dalam situasi tak menentu akan merupakan kisah yang akan dapat mendorong dan memotivasi anggota untuk bekerja keras jika meraka mau memahami.

2.      Ritual/upacara-upacara.

Semua masyarakat memiliki corak ritualnya sendiri-sendiri. Di dalam organisasi tidak jarang di temui acara-acara ritual yang sudah mengakar dan menjadi bagian hidup suatu perusahaan, sehingga tetap dipelihara keberadaannya. Contoh: selamatan waktu mulai musim giling di pabrik gula.

3.      Simbol-simbol material.

Simbol-simbol atau lambang-lambang material, seperti pakaian seragam, ruang kantor dan lain-lain atribut vfisik yang dapat diamti merupakan unsure yang penting budaya organmisasi yang harus diperhatikan. Sebab, dengan simbol-simbol itulah kita dengan mudah mengindentifikasi bagaimana nilai, keyakinan, norma, dan lain lain itu menjadi milik bersama dan di patuhi.

4.      Bahasa.

Bahasa merupakan salah satu media terpenting di dalam transformasi nilai-nilai. Dan, di dalam organisasi atau perusahaan, tiap bidang, strata, atau semacanya memilki bahasa atau “jargon” yang khas, yang terkadang hanya di pahami oleh kalangan terbatas. Hal ini penting, karena untuk dapat diterima di suatu ingkungan dan menjadi bagian dari lingkungan, salah satu syaratnya adalah memahami bahasa yang berlaku. Bahasa jelas merupakan unsure penting dari budaya organisasi.

¨  MENCIPTAKAN BUDAYA ORGANISASI YANG ETIS

Standar etis yang tinggi adalah budaya yang tinggi yang mentolerir resiko, yang rendah sampai sedang dalam keagresifan, dan berfokus pada sarana dan juga hasil. Para manajer dalam budaya di dukung untuk mengambil resiko dan melakukan inovasi ikut juga melibatkan diri dalam persaingan yang tidak terkendali dan memberikan perhatian untuk mecapai sasaran yang ingin di capai.

Yang dapat dilakukan manajemen untuk menciptakan budaya yang lebih etis, yaitu :

·         Model peran yang kelihatan. Karyawan akan melihat perilaku manajemen puncak sebagai tolak ukur dari mereka untuk perilaku mereka.

·         Harapan etis. Sebuah kode etik yang baik harus menetapkan nilai-nilai utama organisasi dan kaidah yang etis untuk di ikuti oleh karyawan.

·         Pelatihan etis. Sesi pelatihan ini untuk mendorong standar perilaku organisasi. Untuk mengklarifikasikan apa yang bener untuk di kerjakan dan yang tidak harus di kerjakan.

·         Memberikan imbalan secara terang-terangan terhadap tindakan etis dan berikan hukuman  terhadap tindakan yang tidak etis. Penilaian kinerja dari manajer harus mencakup evaluasi poin demi poin tentang kode etik organisasi. Perilaku  karyawan yang etis hendaknya di berikan imbalan secara terang-terangan agar mereka dapat merasa bangga dan dapat bekerja lebih tekun lagi, sedangkan untuk tindakan karyawan yang tidak etis sebaiknya di berikan hukuman. Hal ini bertujuan untuk membuat karyawan menjadi lebih mengerti dan paham tentang kesalahan yang telah dia lakukan.

·         Menyediakan mekanisme yang bersifat melindungi. Sebuah organisasi perlu menyediakan mekanisme formal sehingga karyawan dapat membahas dilema etis dan melaporkan perilaku yang tidak etis tanpa takut ditegur.

¨  MENCIPTAKAN BUDAYA YANG TANGGAP TERHADAP PELANGGAN

Variabel-variabel Kunci yang Membentuk Budaya Tanggap terhadap Pelanggang.

      Ada beberapa variabel yang secara rutin terdapat dalam budaya yang tanggap terhadap pelanggang, yaitu :

·         Tipe karyawan itu sendiri.

·         Formalisasi yang rendah.

·         Perluasan formalisasi yang rendah.

·         Keterampilan mendengar yang baik.

·         Kejelasan peran.

Tindakan Manajerial

Sejumlah tindakan yang dapat di ambil manajemen jika ingin membuat budayanya menjadi budaya yang lebih tanggap terhadap pelanggan.

Seleksi. Tempat untuk mulai membangun budaya yang tanggap terhadap pelanggang yaitu mempekerjakan orang yang memiliki kepribadian dan sikap yang konsisten terhadap orientasi layanan yang tinggi. Keramahaan dan perhatian dalam diri karyawan dapat mempengaruhi persepsi pelanggang tentang mutu layanan dalam organisasi.

·         Pelatihan dan sosialisasi. Dalam hal ini manajemen menghadapi tantangan untuk membuat karyawan yang sekarang ada menjadi lebih berfokus pada pelanggan dalam hal ini lebih di tekankan pada pelatihan bukan sebuah perekrutan.

·         Rancangan Struktural. Struktur organisasi perlu lebih banyak memberikan kendali ke karyawan. Ini dapat di capai dengan mengurangi kaidah atau aturan. Karyawan lebih mampu memuaskan pelanggang bila mereka memiliki beberapa kendali atas perjumpaan pelanggan.

·         Pemberdayaan. Konsisten dengan fomalisasi yang rendah adalah pemberdayaan karyawan dengan memberikan keleluasaan untuk mengambil keputusan dari hari ke hari menyangkut kegiatan-kegiatan yang berhubungan pekerjaan.

·         Kepemimpinan. Para pemimpin menyampaikan budaya organisasi melalui apa yang mereka katakan dan apa yang mereka lakukan. Para pemimpin yang efektif dalam budaya yang tanggap terhadapr pelanggang menyampaikan budaya tersebut melalui penganutan visi yang berfokus pada pelanggang dan menunjukkannya lewat perilaku terus menerus mereka bahwa mereka setia pada pelanggan.\

·         Evaluasi kinerja. Evaluasi berdasarkan perilaku memberikan imbalan ke karyawan berdasarkan cara mereka berperilaku dan bertindak berdasarkan criteria seperti usaha, komitmen, kerja tim, keramahan, dan kemampuan menyelesaikan masalah pelanggan dan bukannya berdasarkan hasil yang dapat diukur yang telah berhasil mereka capai.

·         Sistem imbalan. Jika manajemen ingin agar karyawan memberikan layanan yang baik, maka ia harus memberikan imbalan berdasarkan layanan yang baik. Dan manajemen perlu memberikan upah dan promosi yang sesuai dengan layanan pelanggan yang luar biasa. 

¨    SPIRITUAL DAN BUDAYA ORGANISASI

Alasan-alasan meningkatnya perhatian pada spiritualitas

1.      Sebagai penyeimbang tekanan dan stres.

2.      Generasi yang terus menua.

3.      Agama formal yang bagi sebagian orang tidak memiliki fungsi, akan mencari dasar keyakinan yang lain untuk mengisi kekosongan hidup.

4.      Fakta bahwa tempat kerja menjadi komunitas utama bagi manusia

5.      Memadukan nilai kehidupan pribadi dengan kehidupan profesional seseorang

6.      Upaya untuk memanfaatkan sepenuhnya potensi seseorang di dalam bekerja

Karakteristik budaya dalam organisasi spiritual

1.      Sangat memperhatikan tujuan (Strong sense of purpose)

2.      Focus pada pengembangan individu (Humanistic work practices)

3.      Kepercayaan dan keterbukaan (Trust dan Respect)

4.      Pemberdayaan Karyawan

5.      Toleransi terhadap ekspresi karyawan (Toleration of employee expression)

¨  Bagaimana Budaya Organisasi Berdampak pada Kinerja dan Kepuasan

Karyawan membentuk persepsi subjektif keseluruhan mengenai organisasi berdasarkan faktor-faktor seperti toleransi atas risiko, tekanan pada tim, dan dukungan orang. Hal tersebut menjadi budaya organisasi itu. Persepsi ini mempengaruhi kinerja dan kepuasan karyawan, dengan dampak yang lebih besar pada penguatan budaya.

Bila budaya menjadi tidak cocok dengan lingkungannya, maka manajer akan berkeinginan untuk mengubahnya. Mengubah budaya organisasi merupakan proses yang panjang dan sulit. Sehingga dalam jangka pendek, manajer seharusnya memperlakukan budaya organisasi mereka sebagai relative tetap.