BAB 7 UNDERSTANDING WORK TEAMS

UNDERSTANDING WORK TREAMS

Mengapa tim telah menjadi begitu popular ?

Ketika organisasi melakukan rekstrukturisasi agar bisa bersaing secara lebih efektif dan efisien, mereka menggunakan tim sebagai cara untuk memberdayakan bakat karyawan secara lebih baik. Tim memiliki kemampuan untuk dengan cepat berkumpul, menyebar, berfokus ulang dan membubarkan diri.

Popularity of teams adalah bahwa tim merupakan cara kerja yang efektif bagi manajemen untuk mendemokratisasikan organisasi mereka dan meningkatkan motivasi karyawan.

Perbedaan Tim kerja dengan kelompok kerja

Kelompok adalah 2 individu atau lebih yang berinteraksi dan saling bergantung (interdependen), bergabung untuk meraih tujuan tertentu.

Kelompok kerja adalah kelompok yang berinteraksi terutama untuk berbagi informasi dan mengambil keputusan agar bisa membantu tiap anggota berkinerja dalam bidang sesuatu tanggung jawab masing-masing.

Tim Kerja adalah kelompok dimana individu menghasilkan tingkat kinerja yang lebih besar daripada jumlah masukan individu tersebut. Pemanfaatan tim secara ekstensif akan menciptakan potensi dalam organisasi untuk meningkatkan output yang lebih besar tanpa peningkatan input.

Tipe – tipe tim

1. Problem solving teams adalah terdiri atas 5-12 orang dari satu departemen yang bertemu untuk membahas perbaikan kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja. Anggota berbagi gagasan atau saran, tetapi jarang diberi kewenangan untuk melaksanakan secara sepihak tindakan yang mereka sarankan. 
2. Self -managed work teams adalah terdiri atas 10-15 orang yang memiliki kinerja tinggi. Tim ini mencakup perencanaan dan penjadwalan kerja, pengendalian korektif atas langkah kerja, pembuatan keputusan operasi dan pengambilan tindakan untuk mengatasi masalah.  
3. Cross Functional teams adalah tenaga kerja dari tingkat hirarki yang sama, tetapi dari tempat pekerjaan yang berbeda. Setiap aspek kerja ditangani oleh satu tim dan bukannya oleh departemen yang terpisah, sasarannya adalah meningkatkan komunikasi dan mengawasi kerja yang akan menghasilkan peningkatan produktivitas dan kepuasan pelanggan. 
4. Task Force adalah tim lintas fungsi sementara.
5.  Committees adalah anggota-anggota lini lintas departemen merupakan contoh dari tim lintas fungsi.

Menghubungkan Tim dan Konsep Kelompok:

Ukuran Tim Kerja : Tim kerja yang baik cenderung kecil. Ketika mereka memiliki lebih dari sekitar 10 sampai 12 anggota, menjadi tidak efektif. Anggota kelompok mengalami kesulitan berinteraksi secara konstruktif dan masalah dalam kesepakatan. Orang dalam jumlah yang banyak biasanya tidak bisa mengembangkan kekompakan, komitmen, dan tanggung jawab bersama yang diperlukan untuk mencapai kinerja tinggi.

Kemampuan anggota : Untuk melakukan secara efektif, sebuah tim membutuhkan tiga jenis keterampilan.

Pertama, membutuhkan orang-orang dengan keahlian teknis.

Kedua, membutuhkan orang-orang dengan pemecahan masalah dan keterampilan

Ketiga, membutuhkan orang-orang pendengar yang baik, bisa memberi umpan balik, punya resolusi konflik, dan keterampilan interpersonal lainnya.

Mengalokasikan Peran dan Mempromosikan Keanekaragaman

Tim memiliki kebutuhan yang berbeda, dan orang-orang harus memilih tim atas dasar kepribadian dan preferensi mereka. Tim berkinerja tinggi cocok untuk orang-orang berbagai peran. Kita dapat mengidentifikasi sembilan peran tim potensial. Dengan mencocokkan preferensi individu dengan tuntutan peran tim, manajer meningkatkan kemungkinan bahwa anggota tim akan bekerja sama dengan baik.

KEY ROLES ON TEAMS

Memiliki Komitmen untuk Tujuan yang Sama : tujuan ini adalah visi, tim yang efektif memiliki tujuan yang sama dan bermakna yang memberikan arah dan komitmen untuk anggota.

Menetapkan Tujuan Spesifik : Tim sukses membuat tujuan bersama mereka ke tujuan kinerja spesifik, terstrukur, dan realistis.

Kepemimpinan dan Struktur : Tim membutuhkan kepemimpinan dan struktur untuk memberikan fokus dan arah, tim ini bersatu pada sarana untuk mencapai tujuannya.

Kemalasan sosial dan akuntabilitas  : kemalasan sosial nampak karena kontribusi masing-masing tidak dapat diidentifikasi

Evaluasi kinerja yang tepat dan sistem penghargaan : evaluasi kinerja individual, upah per jam tetap, insentif individual, dan sejenisnya, tidak konsisten dengan perkembangan tim berkinerja tinggi. Sehingga selain mengevaluasi dan memberikan penghargaan kepada karyawan atas kontribusi masing-masing, manajemen harus mempertimbangkan penilaian berbasis kelompok, pembagian keuntungan, insentif kelompok kecil, dan modifikasi sistem lainnya yang akan memperkuat upaya tim dan komitmen.

Mengembangkan rasa saling percaya yang tinggi : anggota percaya pada integritas, karakter, dan kemampuan satu sama lain. tetapi ketika hubungan pribadi, kepercayaan rapuh, dibutuhkan waktu yang lama untuk membangun, dapat dengan mudah hancur, dan sulit untuk kembali.  

DIMENSIONS of TRUST :

1.      Integritas : kejujuran dan kebenaran

2.      Kompetensi : pengetahuan dan keterampilan teknis dan interpersonal

3.      Konsistensi : keandalan, prediktabilitas, dan penilaian yang baik dalam situasi penanganan

4.      Loyalitas : kesediaan untuk melindungi dan menyelamatkan muka bagi seseorang

5.      Keterbukaan : kesediaan untuk berbagi ide dan informasi secara bebas

THE GROUP / TEAMWORK

Tantangan : Seorang pekerja berhasil bukan karena prestasinya sendiri saja tetapi juga karena kelompoknya, seorang individu harus bisa berkomunikasi dengan yang lain dengan baik, jujur terhadap satu dengan yang lain, lebih terbuka agar bisa mengetahui perbedaan dan dapat memecahkan suatu masalah bersama tanpa adanya konflik. Tetapi hal tersebut sulit untuk dilakukan oleh seorang individu karena banyak sekali tantangan, diantaranya sudah tertanam pemikiran individualisme dari seseorang sejak lahir dan jangan terlalu percaya pada orang lain.

Membangun kepercayaan : Manajer dan pemimpin tim mempunyai dampak besar dalam membangun kepercayaan dalam anggota kelompok.

1.      Ada beberapa cara dalam membangun kepercayaan, yaitu :
tunjukkan bahwa anda bekerja untuk kepentingan orang lain seperti kepentingan diri sendiri.

2.      menjadi anggota tim sendiri

3.      terbuka

4.      adil

5.      bicarakan apa yang perlu dibicarakan

6.      konsisten dalam membuat keputusan

7.      mempertahankan kepercayaan diri seseorang

8.      menunjukkan kompeten seorang pimpinan

9.      Rewards : bentuk penghargaan dapat bermacam-macam seperti promosi, kenaikan gaji, dll.

TEAMS AND TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Total quality management adalah untuk menghasilkan peningkatan dalam proses. Total quality management membutuhkan manajemen yang digunakan untuk memberikan semangat kepada para pekerja untuk memberikan ide-ide mereka dan juga dapat merealisasikannya dalam pekerjaan. Seorang penulis pernah menuliskan, “Tidak ada proses dan teknik yang dapat diaplikasikan langsung dalam Total Quality Management kecuali dilakukan dalam workteam. Karena semua teknik dan proses membutuhkan adanya komunikasi dan kontak, respon dan adaptasi, dan proses koordinasi dengan intensitas yang tinggi.”

Shaping team players

Opsi penting yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengubah cara kerja individual menjadi kerjasama dalam tim (teamwork).

Seleksi : Ketika menyeleksi anggota team yang baru, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya kemampuan teknis yang dimiliki, namun juga harus memperhatikan apakah karyawan tersebut memiliki kemampuan untuk berperan di dalam tim sebaik kemampuan teknis yang ia miliki, karena banyak orang tidak memiliki kemampuan untuk bekerja di dalam tim.

Ketika berhadapan dengan calon karyawan, manajer memiliki 3 pilihan, yaitu:

(a)    Karyawan tersebut ditraining untuk membuat mereka mampu berperan sebagai anggota tim yang baik. Dalam training, kemampuan mereka untuk bekerja di dalam tim akan diasah secara lebih baik. Jika ini tidak berhasil, dapat dilakukan cara yang kedua.

(b)   Memindahkan karyawan ini ke divisi lain dalam organisasi yang dapat bekerja secara individual atau tidak terikat di dalam sebuah tim. Jika tidak ada alternatif ini, manajer harus mengambil pilihan yang ketiga.

(c)    Pilihan terakhir ini adalah dengan tidak menerima karyawan tersebut.

Training : karyawan yang telah disediakan di dalam suatu teamwork. Training biasanya ditawarkan dalam bentuk workshop untuk menolong karyawan dalam meningkatkan kemampuan untuk pemecahan masalah (problem solving),  komunikasi, negosiasi, manajemen konflik, dan skill kepemimpinan. Misalnya juga dalam training biasanya para karyawan diingatkan untuk lebih bersabar, karena pengambilan keputusan yang dilakukan dalam tim akan memakan waktu lebih lama dibandingkan jika mereka mengambil keputusan sendiri.

Teams and workforce diversity

Perbedaan pada dasarnya akan memunculkan perspektif yang baru dalam menghadapi setiap masalah, namun perbedaan juga akan mempersulit tim untuk bersatu dalam mencapai suatu kesepakatan.

Kasus yang paling sulit dihadapi oleh tim yang memiliki banyak perbedaan adalah kasus untuk pemecahan masalah (problem solving) dan kasus pengambilan keputusan (decision making). Tim yang bersifat heterogen memiliki beragam perspektif berbeda yang mampu menciptakan solusi yang unik dan kreatif. Tetapi karena banyaknya perspektif inilah yang membuat tim ini menghabiskan waktu yang lebih lama untuk berdiskusi.

Tim yang bersifat kohesif (bersatu) akan memiliki rasa puas yang lebih besar dalam bekerja,  tingkat absen yang rendah, dan tingkat keluarnya anggota dalam tim juga sangat rendah. Untuk itu diharapkan tim yang bersifat berbeda harus saling mensupport dalam segala perbedaan yang ada, sehingga tim ini dapat memaksimalkan nilai-nilai dalam perbedaan itu sehingga menjadikan tim ini menjadi tim yang kohesif. Dapat juga mengikuti diversity training untuk memperkuat tim ini.

Reinvigorating mature teams

Tim yang telah terbentuk lama dan berada dalam tahap kedewasaan/stabil cenderung untuk menolak berpikir secara kritis dalam tim. Masing-masing anggota mempercayai bahwa mereka sudah dapat membaca pikiran setiap orang dalam tim tersebut. Hasilnya, para anggota akan merasa enggan untuk mengemukakan pendapat mereka karena mereka tidak ingin beradu pendapat dengan yang lain.

Permasalahan lain yang terjadi dalam mature team adalah kesuksesan-kesuksesan yang mereka capai di awal akan membuat mereka hanya bertumpu pada masalah dan tugas yang sederhana saja untuk dihadapi. Seharusnya seiring berjalannya waktu, tim ini harus mencoba untuk memecahkan maslah-masalah dengan tingkat kesulitan yang lebih tinggi. Tim akan terjebak dalam proses dan rutinitas belaka yang menjadikan mereka enggan untuk mencapai kesempurnaan dalam hal yang dilakukan seperti saat dulu mereka pertama kali terbentuk. Ini juga menyebabkan proses internal dalam tim tidak lagi berjalan mulus. Lebih banyak konflik yang terjadi dalam tim, komunikasi menurun, dan performa tim akan menurun drastis.

Solusi yang dapat dilakukan untuk menyegarkan kembali tim yang berada di tahap kedewasaan ini:

1.      Menyiapkan para anggota tim untuk dapat menghadapi masalah ketika nanti tim telah mencapai tahap kedewasaan.

2.      Menawarkan re-fresher training/training yang bertujuan untuk penyegaran kembali dalam tim.Training ini akan melatih tim dalam komunikasi, manajemen konflik, dan meningkatkan kepercayaan diri pada setiap orang serta meningkatkan kepercayaan antara yang satu dengan lainnya.

3.      Menawarkan advanced training.Training ini bertujuan untuk mengarahkan anggota tim untuk mengembangkan kemampuan problem-solving, interpersonal, dan kemampuan teknikal yang lebih kuat.

Meyakinkan tim untuk memperlakukan perkembangan yang dilakukan sebagai pengalaman belajar.Sehingga tim tidak cepat puas dengan hasil perkembangan yang dilakukan, namun terus meningkatkan untuk selalu lebih baik.Mereka juga akan melihat setiap konflik dan ancaman yang muncul sebagai kesempatan belajar yang baru.